Palettenkonto richtig führen: Palettentausch, Buchung und Verlust

Jede Palette, die Ihren Betrieb erreicht oder verlässt, hat einen Wert. Trotzdem verlieren Sie Paletten leicht aus dem Blick: Sie gehen mit einer Sendung mit, bleiben bei einem Kunden stehen oder werden beschädigt. Das Palettenkonto und die Regeln rund um den Palettentausch sorgen dafür, dass Sie den Überblick behalten.

In diesem Beitrag lesen Sie, wie der Palettentausch funktioniert, wie Sie ein Palettenkonto führen, wo Paletten verloren gehen und warum ein fester Platz das Zählen erleichtert.

So funktioniert der Palettentausch

Beim Palettentausch vereinbaren die Beteiligten, dass Leerpaletten zurückgegeben statt abgerechnet werden. Liefert ein Spediteur zum Beispiel zehn Paletten mit Ware bei Ihnen ab, kann die Vereinbarung lauten, dass Sie ihm zehn Leerpaletten mitgeben. Wie das genau abläuft, hängt von der Vereinbarung ab.

Ob und wie getauscht wird, legen die Beteiligten gemeinsam fest: Verlader, Spediteur und Empfänger. Halten Sie diese Vereinbarung schriftlich fest, etwa im Vertrag mit Ihrem Spediteur oder in Ihren Lieferbedingungen. Klären Sie auf jeden Fall:

• welche Paletten getauscht werden und welche nicht;
• wann getauscht wird: direkt bei der Lieferung oder später;
• welche Qualität eine Palette haben muss, um als Tauschpalette zu zählen;
• was geschieht, wenn bei einer Lieferung nicht genug Leerpaletten bereitstehen.

Tausch mit EPAL-Europaletten

Für EPAL-Europaletten hat die European Pallet Association (EPAL) eigene Tauschbedingungen und eine Qualitätsklassifizierung. Diese unterscheidet neue Paletten und gebrauchte Paletten der Klassen A, B und C. Damit können die Beteiligten vereinbaren, welche Qualität sie liefern und zurückbekommen. Wird keine Klasse vereinbart, gelten die Tauschbedingungen der EPAL. Unsortierte EPAL-Paletten werden laut EPAL eins zu eins getauscht (Pressemitteilung der EPAL zur Qualitätsklassifizierung, auf Englisch).

Tauschen Sie auch andere Paletten, etwa Paletten in einem abweichenden Maß oder Einwegpaletten, dann legen Sie je Art fest, ob sie getauscht werden. So vermeiden Sie spätere Diskussionen.

Das Palettenkonto führen

Ein Palettenkonto ist eine Übersicht je Geschäftspartner über die Paletten, die Sie erhalten und mitgegeben haben. Der Saldo zeigt, wer bei wem Paletten gut hat. Tauschen Sie nicht direkt bei jeder Lieferung, brauchen Sie ein solches Konto, um zu wissen, wo Sie stehen.

Was buchen Sie je Bewegung?

• das Datum und den Geschäftspartner: Spediteur, Kunde oder Lieferant;
• die Anzahl und die Art der Paletten, die ankamen und mitgingen;
• die Qualität, wenn Sie dazu etwas vereinbart haben;
• eine Bestätigung des Fahrers oder Empfängers, etwa eine Unterschrift auf dem Lieferschein oder einen Palettenschein.

Gleichen Sie den Saldo regelmäßig mit Ihren Geschäftspartnern ab, zum Beispiel jeden Monat. Je länger Sie warten, desto schwerer finden Sie eine Differenz wieder. Eine Differenz, die Sie früh bemerken, können Sie anhand der Belege aus diesem Zeitraum noch klären.

Eine Zählung des eigenen Bestands gehört dazu. Zählen Sie zu einem festen Zeitpunkt, wie viele Leerpaletten in Ihrer Halle und auf Ihrem Gelände stehen, und vergleichen Sie das mit Ihren Buchungen. Erst dann wissen Sie, ob das Palettenkonto mit der Wirklichkeit übereinstimmt.

Legen Sie auch fest, wer das Palettenkonto führt. Bestimmen Sie eine Person oder Abteilung, die die Belege sammelt, den Saldo pflegt und Differenzen mit Geschäftspartnern bespricht. Ohne feste Zuständigkeit bleiben Belege schnell liegen, und Sie sehen Differenzen erst spät. Ob Sie das Konto in einer Tabelle oder in einem System führen, ist weniger wichtig, als dass es konsequent geschieht.

Wo Paletten verloren gehen

Paletten können bei vielen Gelegenheiten aus dem Blick geraten, oft in kleinen Mengen auf einmal. Achten Sie vor allem auf diese Momente:

• Tausch ohne Buchung: Es wird eine andere Anzahl getauscht als vereinbart, und niemand schreibt es auf.
• Tausch in anderer Qualität: Gute Paletten gehen hinaus, beschädigte kommen zurück.
• Paletten, die bei Kunden bleiben: Sie gehen mit einer Sendung mit und kommen nicht zurück, obwohl das nicht vereinbart war.
• Entsorgung ohne Buchung: Beschädigte Paletten werden weggeworfen oder verkauft, ohne dass es in den Büchern auftaucht.
• Verteilter Bestand: Leerpaletten stehen über Halle und Gelände verteilt, sodass die Zählung nicht stimmt.

Haben Sie mehr Leerpaletten, als Sie brauchen, oder Paletten, die Sie nicht mehr nutzen? Es gibt Unternehmen, die Leerpaletten abholen, ankaufen oder reparieren. Buchen Sie auch eine solche Abgabe, damit Palettenkonto und Zählung weiterhin stimmen.

Eine Differenz im Palettenkonto muss nicht immer ein Verlust sein. Manchmal ist ein Beleg verloren gegangen, oder ein Stapel steht an einer Stelle, an der niemand nachgesehen hat. Klären Sie eine Differenz deshalb zuerst, bevor Sie sie ausbuchen, und prüfen Sie, ob sie immer beim selben Geschäftspartner oder zum selben Zeitpunkt entsteht.

Ein fester Platz erleichtert das Zählen

Das Zählen geht am schnellsten, wenn alle Leerpaletten an einem festen Platz stehen, in geraden Stapeln und nach Art getrennt. Stehen Stapel verteilt in der Halle, hinter der Rampe und auf dem Gelände, übersehen Sie bei der Zählung schnell ein paar.

Ein Palettenausrichter hilft, diesen festen Platz einzurichten. Er ist ein freistehender Stahlrahmen, in den der Gabelstapler einen Stapel Leerpaletten setzt und andrückt. So wird der Stapel gerade gedrückt, und jeder Stapel hat einen eigenen Platz. Stellen Sie Rahmen nebeneinander, sehen Sie auf einen Blick, wie viele Stapel dastehen und welche Rahmen noch Platz haben.

Beim Zählen hilft vor allem eine Regel: Leerpaletten stehen nur am festen Platz, und gezählt wird zu einem festen Zeitpunkt, etwa am Ende der Woche. Wie Sie einen solchen Platz weiter einrichten, mit einem eigenen Feld je Art und einem eigenen Platz für beschädigte Paletten, lesen Sie in Europaletten lagern: Leerpaletten ohne Regal aufbewahren.

Palletframe gibt es in drei Linien: Basic, Auto und Specials. Alle Modelle mit Palettenbreiten und Höhen sehen Sie in der Produktübersicht. Für den Platz an der Rampe siehe Leerpaletten in Transport und Logistik und Leerpaletten im Distributionszentrum.

Fragen zu einem festen Platz für Ihre Leerpaletten? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.